Klachtenprocedure OPFG

Artikel 1: Doelstelling
Het klachtenreglement regelt de wijze waarop de directie van het OPFG een klacht in behandeling neemt en regelt daarbij tevens de waarborgen waarmee deze procedure is omkleed.

Artikel 2: Klachtenbehandeling in de praktijk

1. De met redenen omklede klacht wordt ingediend bij de backoffice van de opleiding. Per email te bereiken via admin@opfg.nl of per post via: OPFG, De Limiet 15D, 4131NR Vianen.

1. De klacht bevat: de naam en adres van de indiener, een omschrijving van de handeling of besluit van een orgaan of een medewerker van de opleiding, dan wel handeling van een (mede)student waartegen de indiener zich richt, de gronden waarop de klacht rust; in geval de indiener van de klacht namens een ander handelt; een schriftelijke volmacht.
2. De ontvangst van de klacht wordt schriftelijk bevestigd binnen twee weken.
3. Het OPFG stelt degene die de klacht heeft ingediend ervan in kennis als gegevens in de klacht ontbreken en nodigt hem of haar uit deze binnen twee weken alsnog te verstrekken. In geval de indiener van de klacht niet binnen die termijn de gegevens verstrekt, wordt de klacht op die grond kennelijk niet-ontvankelijk verklaard.
4. Een klacht zal te allen tijde vertrouwelijk worden behandeld.

Artikel 3: Criteria klachtenbehandeling
De directie van het OPFG hanteert de volgende ontvankelijkheidscriteria van een klacht.

1. De klacht moet het rechtstreekse belang van de klager hebben geschaad.
2. De klacht moet schriftelijk zijn ingediend.
3. Voorval en klacht moeten binnen twee weken na het voorval worden ingediend, voor zover er geen wettelijke termijn wordt gesteld.

In alle andere gevallen wordt een klacht als niet ontvankelijk bestempeld.

Artikel 4: De feitelijke afhandeling van de klacht

1. Klachten worden behandeld door de persoon of orgaan, die is belast met de afhandeling van beroep-, bezwaarschriften en klachten.

1. Aan degenen op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van de klacht alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.
2. De termijn voor de afhandeling van een klacht bedraagt zes weken.
3. Klager en beklaagde worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord, tenzij de klacht kennelijk ongegrond is. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Artikel 5: Geen behandeling van een klacht

1. Voordat een klacht in behandeling wordt genomen dient klager zijn klacht – in beginsel – eerst kenbaar te maken aan degene die de feitelijke gedraging heeft verricht waarover wordt geklaagd. Ligt een klacht erg gevoelig of is een gesprek met de betrokkene weinig zinvol, dan kan van het bepaalde in de vorige volzin worden afgezien. Klachten worden niet in behandeling genomen als zij betrekking hebben op een gedraging:

1. 1. waarover al eerder is geklaagd en die klacht is behandeld;
   2. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
   3. waartegen door klager bezwaar gemaakt had kunnen worden;
   4. waartegen door klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld;
   5. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of,
   6. ingeval van een strafrechtelijk onderzoek;
   7. waarvan wordt geconstateerd dat het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

2. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift in kennis gesteld.

Artikel 6: Behandelaar van de klacht

1. De klacht wordt behandeld door een orgaan of persoon die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest.
2. Klachten die betrekking hebben op de afhandeling of beoordeling van toetsen, tentamens of examens, worden behandeld door de examencommissie van het OPFG.
3. Indien de klacht betrekking heeft of verband houdt met een lid van de examencommissie, dan zal deze geen zitting hebben in de afhandeling van de klacht.
4. Klachten anders dan in punt 2 genoemd, zullen worden behandeld door de klachtencommissie van het OPFG. Deze bestaat uit de volgende personen: Yvonne van Stigt (directie), Erik-Alexander Richter (docent) en Annet Aldus (mediator).
5. Indien de klacht betrekking heeft of verband houdt met een lid van de klachtencommissie, dan zal deze geen zitting hebben in de afhandeling van de klacht.
6. Het OPFG heeft een lidmaatschap afgesloten bij een onafhankelijke derde, het GAT Register Opleidingen (GRO). Het GAT staat voor Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten. Indien de klager en het OPFG niet tot overeenstemming komen over de afhandeling van de klacht, dan zal de onafhankelijke derde ingeschakeld worden om een bindende uitspraak te doen.

Artikel 7: Beëindiging van de procedure
De klachtenprocedure is geëindigd wanneer:

1. De directie van het OPFG met overeenstemming van de klager de klacht heeft behandeld.
2. De klager schriftelijk te kennen heeft gegeven af te zien van verdere klachtbehandeling middels het intrekken van de klacht.
3. Alle uitspraken, klachtafhandelingen en oplossingen van het OPFG of de onafhankelijke derde richting klager zijn te allen tijden bindend.
4. Documenten worden 5 jaar door het OPFG bewaard.

Artikel 8: Slotbepaling
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de directie van de OPFG t.a.v. de te nemen voorzieningen.